English Course Jakarta

Menulis surat resmi merupakan kemampuan penting yang akan cukup sering kalian gunakan untuk studi, karir, dan kepentingan bisnis lainnya. Bahkan menulis surat resmi juga merupakan bagian dari writing task 1 dalam tes IELTS untuk umum loh.  Surat resmi yang cukup sering kalian temukan dan kalian butuhkan, seperti menulis lamaran kerja, pengajuan beasiswa, proposal bisnis ke rekan kerja atau klien.

Berikut cara mudah menulis surat resmi dalam bahasa Inggris yang dapat kalian ikuti strukturnya dan kalian kembangkan sesuai dengan konteks yang ada. 

Sebelum membuat surat resmi atau yang disebut Formal Letter milik kalian, yuk kenali dulu bagian-bagian penting dari formal letter.

Bagian-bagian dari struktur formal letter terdiri dari : heading, greeting, body of letter, closing dan signature. Yuk kita bahas satu per satu.

Heading

Tahukah kamu, apa saja yang termasuk dalam header? 

Di dalam header biasanya tercantum nama perusahaan, kontak perusahaan, logo. Header terletak di paling atas ya. Selain itu ada juga penanda waktu yang menunjukkan kapan dan di mana surat itu dibuat/ jadi pastikan ada lokasi dan tanggal surat ya.

Greeting

Ketika menulis jenis surat apapun, kita harus mencantumkan salam pembuka (greetings) dan salam penutup (signing off)

Untuk surat formal, kita bisa menggunakan :

“Dear Sir/Madam” atau jika kita mengenal nama orang tersebut : “Dear Mr./Mrs./Miss + nama penerima surat/”

Untuk salam penutup dalam bahasa Inggris, ada beberapa frasa yang bisa digunakan pada surat formal, di antaranya:

• Yours faithfully

• Yours sincerely

• Yours truly

• Sincerely yours

• Regards

Body of Letter

Dalam surat tentunya ada pesan utama yang ingin disampaikan. Biasanya isi surat berisi alasan mengapa surat ditulis, seperti rujukan, meminta maaf, meminta sesuatu dll.

Referring letter 

Untuk merujuk kepada suatu surat yang telah diterima, atau membalas surat/email dalam bahasa Inggris. kamu bisa menggunakan frasa berikut ini

• “As you stated in your letter ,...”

• “Regarding …. “

• “Concerning …”

• “With your reference to your letter …”

• “I am writing this letter with regards to….”

• “I am writing in response to ….”

• “I am writing to express my ….”

Updating on a situation 

Untuk sekedar memberikan update atau kabar tentang suatu hal, situasi tertentu. Kamu bisa menggunakan frasa berikut

• “I’m writing to inform you that... “

• “I’m writing this letter just to update you on…”

Making Request 

Membuat suatu permintaan dalam bahasa Inggris yang formal dan sopan. Kamu bisa menggunakan frasa ini ya.

• “I would appreciate it if you could ... “

• “I would be most grateful if you would ….”

Apologizing

Menuliskan surat permintaan maaf dalam bahasa Inggris yang sopan, kamu bisa menggunakan frasa berikut ini :

• “We apologize for any inconvenience caused …”

• “Our sincere apologies..”

Complaining

Menuliskan surat pengaduan / surat aduan dalam bahasa Inggris, kamu bisa menggunakan frasa berikut ini,

• “I am writing to complain about …”

• “I am writing to express my dissatisfaction with …”

• “I find it most unsatisfactory that …”

• “I’d like to complain about …”

Jangan lupa jelaskan keluhanmu secara detail dan baik ya.

Closing / Signing Off

Atau yang disebut sebagai penutup surat, merupakan salah satu bagian penting dalam sebuah surat menyurat / email. Kamu bisa menggunakan kalimat 

• “Thank you for taking the time to read my letter.”

• “Thank you for your time and your consideration…”

• “I look forward to receiving your response.”

• “I look forward to hearing from you”

• “I await your response..”

• “I thank you for your consideration”

• “I thank you for giving your attention to this matter”

Oh ya jangan lupa sertakan kontak agar penerima surat dapat mudah menghubungimu di kemudian hari. Kalimat yang bisa kamu gunakan antara lain:

• “Please feel free to contact me if you have further questions”

• “I look forward to hearing from you soon”

• “If you require any further information, please don’t hesitate to contact me”

Di awal ada salam pembuka, maka di akhir surat-pun ada salam penutup. Berikut salam penutup dalam bahasa Inggris. (jangan lupa menuliskan nama kita setelah salam penutup)

• Yours faithfully atau Faithfully yours (Hormat kami)

• Sincerely atau Sincerely yours 

• Regards atau Best Wishes atau Kind Regards atau Warm Regards,

Contoh :

Yours faithfully,

Toby Wellington

Itu dia cara menulis surat resmi dalam bahasa Inggris yang dapat kalian jadikan panduan saat membuat struktur kalimatnya. Untuk isi utama dari email tersebut kalian sesuaikan dengan konteks yang ada, eh tapi kalian bingung bagaimana cara mengungkapkannya dalam bahasa Inggris? Yuk tingkatkan bahasa Inggrismu dengan coba kelas gratis online dari EF yang tidak hanya mengajarimu bagaimana menulis dengan benar tetapi juga membuatmu Pede dalam berbicara. 

Get Free Online Class with EF whatsapp code EF-WEBN

Whatsapp 0811-1170-048 jangan lupa tuliskan Code EF-WEBN untuk mendapatkan kelas Gratismu ya.. Sampai ketemu di kelas online ya!